Office Manager Zurich TEST 19
Référence du poste
24850
Posté
19-nov-2021
Ligne de service
Advisory Segment
Type de rôle
Part-time
Centres d'intérêt
People / Human Resources
Localisation(s)
Zuerich (Kreis 1) - Zurich - Switzerland, Zuerich (Kreis 2) / Wollishofen - Zurich - Switzerland

IHRE AUFGABEN

  • Office Management (Reception mit Bedienung der Telefonzentrale, Gästebetreuung, Meetingräume, Kaffeeküche mit Aufenthaltsraum, Büromaterial, Postversand und Kuriersendungen)
  • Koordination der externen Reinigungsfirma und Dienstleister inkl. Vertragsverhandlung
  • Büroinfrastruktur (Möbel, Printer/Scanner/Copier, Telekommunikation, Computer-Hardware etc.) inkl. Koordination mit der IT Abteilung
  • Datenpflege und Vertragserfassung im CRM
  • Unterstützung Human Resources
  • Administrative Unterstützung bei verschiedenen operativen Tätigkeiten für diverse Abteilungen und der Geschäftsleitung
  • Erstellen von Präsentationen, Tabellenkalkulationen und Listen
  • Buchen und organisieren von Reisen und Meetings für die Geschäftsleitung
  • Mithilfe bei Events resp. Organisation von Events


UNSERE ERWARTUNGEN

  • Kaufmännische Aus- und Weiterbildung (z.B. Direktionsassistentin) sowie langjährige Berufserfahrung in ähnlicher Funktion
  • Muttersprache Schweizerdeutsch oder Deutsch
  • Stilsicheres Englisch mind. C1 Niveau (schriftlich und mündlich) mit Auslandaufenthalt, Französischkenntnisse mind. B1 Niveau, weitere Sprachen sind von Vorteil
  • Sehr gute Kenntnisse von MS Office (Word, Excel und PowerPoint)

Sie sind eine gewinnbringende und sympathische Allrounderin mit hoher Dienstleistungsbereitschaft und die erste Ansprechperson für unsere Kunden und Büros im In- und Ausland. Entsprechend sind Sie ein wichtiger Knotenpunkt im Unternehmen, wo die Fäden zusammenlaufen und Ihr Organisations- und Koordinationstalent täglich gefragt werden.

Sie überzeugen als zuverlässige, proaktive und sehr selbständige Persönlichkeit, die offen und kommunikativ ist, zuvorkommende Umgangsformen sowie Diskretion im hohen Mass pflegt. Ausserdem bewahren Sie auch in hektischen Situationen die Ruhe und den Überblick.


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